DMS für Apotheken – Lieferscheine, QMS-Dokumente und Rechnungen automatisch verwalten
Im Apothekenalltag stapeln sich Lieferscheine, Rechnungen und QMS-Unterlagen – und die Zeit zum Sortieren fehlt. nevi ist das KI-Dokumentenmanagement für Apotheken, das deine Dokumente automatisch erfasst, kategorisiert und durchsuchbar macht. Damit du dich auf das konzentrieren kannst, was zählt: die Beratung deiner Kunden.
Kein Vertrag. Keine Kreditkarte. In unter 10 Minuten startklar.
Warum ersticken Apotheken im Papierkram?
Jede Apotheke kennt das Problem: Täglich kommen dutzende Lieferscheine vom Großhandel, dazu Rechnungen, Retourenbelege, Betriebsanweisungen und QMS-Dokumente. Die ApBetrO verlangt lückenlose Dokumentation, die Steuerprüfung will GoBD-konforme Archivierung – und zwischendurch stehen Kunden an der Theke.
Die Realität sieht oft so aus: Lieferscheine landen in Schuhkartons, QMS-Unterlagen in überfüllten Ordnern und Rechnungen im E-Mail-Postfach. Wenn dann der Prüfer kommt oder du eine bestimmte Rechnung suchst, beginnt das große Wühlen. Klassische DMS-Software ist für Apotheken meist überdimensioniert, zu teuer und zu kompliziert in der Einrichtung.
Wie nevi den Dokumentenalltag in der Apotheke vereinfacht
nevi ist das einfache Dokumentenmanagement für Apotheken – KI-gestützt, sofort einsatzbereit und ohne IT-Aufwand.
Lieferscheine automatisch erfassen
Lieferscheine vom Großhandel – ob von Phoenix, Noweda oder Sanacorp – scannst du einfach ein oder fotografierst sie. nevi erkennt per KI automatisch Lieferant, Datum, Artikelpositionen und Beträge und legt den Lieferschein in deiner digitalen Ablage ab. Schluss mit Schuhkartons und Papierstapeln auf dem HV-Tisch.
QMS-Dokumentation zentral verwalten
Betriebsanweisungen, SOPs, Prüfprotokolle, Hygienepläne, Schulungsnachweise – das Qualitätsmanagementsystem einer Apotheke erzeugt Berge an Dokumenten. nevi macht deine QMS-Dokumentation durchsuchbar und zentral abrufbar. Bei der nächsten Begehung durch die Aufsichtsbehörde findest du jedes Dokument in Sekunden statt in Ordnern zu blättern.
Rechnungen digitalisieren und sofort wiederfinden
Eingangsrechnungen vom Großhandel, Nebenkostenabrechnungen, Dienstleisterrechnungen – nevi importiert sie automatisch aus deinem E-Mail-Postfach, erkennt Beträge und Rechnungsnummern per OCR-Texterkennung und archiviert sie revisionssicher. Mit der intelligenten Suche findest du jeden Lieferschein, jede Rechnung und jedes QMS-Dokument in Sekunden – egal ob du nach einem Lieferanten, einem Datum oder einem bestimmten Betrag suchst.
Welche Dokumente verwaltet nevi für Apotheken?
Lieferscheine und Retourenbelege
Vom Großhandel – Phoenix, Noweda, Sanacorp und weitere.
Eingangs- und Ausgangsrechnungen
Automatisch importiert und revisionssicher archiviert.
Betriebsanweisungen und SOPs
Nach ApBetrO – zentral abgelegt und sofort auffindbar.
Prüfprotokolle und Temperaturlogs
Lückenlose Dokumentation für die Aufsichtsbehörde.
Hygienepläne und Reinigungsnachweise
Immer griffbereit bei Begehungen.
Schulungsnachweise und Zertifikate
Mitarbeiterzertifikate zentral verwaltet.
Miet- und Versicherungsunterlagen
Alle Verträge an einem Ort.
BtM-Dokumentation und Nachweisbelege
Betäubungsmittel-Dokumentation sicher archiviert.
Krankenkassen-Kommunikation
Rezeptabrechnungen und Korrespondenz durchsuchbar.
DSGVO-konform und GoBD-sicher – entwickelt für den deutschen Apothekenmarkt
In der Apotheke arbeitest du mit sensiblen Gesundheitsdaten und steuerrelevanten Dokumenten. Deshalb ist Datenschutz bei nevi keine Nebensache, sondern Grundprinzip:
In 3 Schritten zur papierlosen Apotheke
Registrieren
Erstelle dein nevi-Konto – kostenlos, ohne Kreditkarte, ohne Vertragsbindung.
Quellen verbinden
Verbinde dein E-Mail-Postfach für Großhandelsrechnungen, lade bestehende Dokumente hoch oder scanne Lieferscheine direkt ein. nevi beginnt sofort mit dem Import.
Zurücklehnen
Die KI sortiert, kategorisiert und macht deine Dokumente durchsuchbar. Ab sofort findest du jeden Lieferschein, jede Rechnung und jedes QMS-Dokument in Sekunden.
Häufige Fragen zum DMS für Apotheken
nevi unterstützt dich dabei, die Dokumentationspflichten der Apothekenbetriebsordnung (ApBetrO) zu erfüllen. Alle Dokumente werden revisionssicher archiviert und sind jederzeit abrufbar – ideal für Begehungen durch die Aufsichtsbehörde.
Du kannst Lieferscheine einfach mit dem Smartphone fotografieren oder über einen Scanner digitalisieren. nevi erkennt per KI automatisch die relevanten Daten wie Lieferant, Datum und Beträge und legt den Lieferschein korrekt ab.
Ja. Alle in nevi archivierten Rechnungen sind GoBD-konform gespeichert und können jederzeit exportiert oder per Link mit deinem Steuerberater geteilt werden. Das spart Stunden bei der Buchhaltungsvorbereitung.
Ja, nevi ist für Teams gemacht. Du kannst beliebig viele Mitarbeiter einladen und individuell festlegen, wer welche Dokumente sehen und bearbeiten darf.
Ja. Du kannst nevi vollständig kostenlos und unverbindlich testen – ohne Kreditkarte und ohne Vertragsbindung. Registriere dich einfach und lege sofort los.
Deine Daten gehören dir. Du kannst jederzeit alle Dokumente exportieren und dein Konto löschen. Es gibt keine Mindestlaufzeit und keine versteckten Kosten.
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